Projektledare med kompetens inom kravanalysarbete

Område:
Ledning och styrning
Inriktning:
Krav- och verksamhetsanalys
Startdatum:
2020-03-01
Svara senast:
ASAP
Längd:
Uppdraget utförs på löpande räkning. Kunden har för uppdraget avsatt 1500 timmar. Kunden har möjlighet att utöka antalet timmar om detta krävs för att förstudie och kravställning ska bli godkänt av styrgrupp.
Nivå:
--
Kravprofil:
Till vår kund söker vi en Projektledare med kompetens inom kravanalysarbete

Uppdragsbeskrivning:
Uppdragsansvarig projektledare ska på uppdrag av beställaren genomföra en förstudie inför kommande upphandling av IT-stöd och att efter förstudien leda och driva arbetet med framtagande av kravställning till förfrågningsunderlaget.

Uppdragsansvarig projektledare har huvudansvaret för att leda arbetet med förstudien vilket innefattar huvudansvar för tidplan, kvalitet och dokumentation.

Projektplan
Uppdraget inleds med att projektledaren ska ta fram ett förslag till projektplan i samråd med beställarens projektgrupp. Projektplanen ska innehålla samtliga och tidsatta aktiviteter och leveranser som behövs för att framställa ett relevant underlag för styrgruppen att fatta beslut på. Slutlig projektplan ska godkännas av beställaren/styrgruppen.

Arbetssätt
Projektledare ska leda projektgruppsmöten, styrgruppsmöten, ha löpande avstämning med beställaren samt ha kontakt med referensgrupper och andra intressenter.

Dokumentation
Projektledare ska löpande dokumentera arbetet på ett sådant sätt att arbetets fortskridande och arbetsgruppens vägval kan följas. Dokumentationen ska vara tillgänglig för beställaren att löpande ta del av. Beställaren kommer ange dokumentationens format och lagringsyta vid projektuppstart.

Projektledare ska föra protokoll vid möten med beställarens arbetsgrupp som ska tillgängliggöras två dagar efter möte.

Projektledare ska sammanställa och sammanfatta förstudieresultatet i en rapport som ska utgöra underlag inför anskaffning av IT-stöd. Samtlig dokumentation ska även överlämnas digitalt i sin helhet vid uppdragets färdigställande. För dokumentation ska Projektstegens mallar användas.

Utöver det ovanstående ska projektledare tillse att resultatet i förstudien omsätts i dokumenterad kravställning i förfrågningsunderlag.

Presentation
Uppdragsansvarig projektledare ska presentera förstudieresultatet (och vid behov också kravställningen) bl.a. för beställarens styrgrupp, chefsgrupp samt medarbetargrupp.



Beskrivning av system som ska upphandlas
Kravställningen ska vara underlag för upphandling av ett dokument- och ärendehanteringssystem inkl. funktioner/moduler som innebär att man kan arbeta i en helt obruten digital ärendekedja från att ett uppdrag inkommer/påbörjas fram till att ärende och handlingar ska levereras till e-Arkivet.
Den övergripande ärendeprocessen hos kund handlar om hur de som offentlig organisation hanterar allmänna handlingar och de formaliserade processer som leder fram till dokumenterade, och i många fall, kommunicerade beslut som är klara för arkivering inom våra verksamheter. Kunden har delat in ärendeprocessen i fem delprocesser; hantera allmänna handlingar, registrera, handlägga, besluta samt avsluta och arkivera. Ett ärende avser den handläggning som innehåller allmänna handlingar eller kommer att generera allmänna handlingar.

Upphandlingen avser funktioner för bl.a.:
• Dokument- och ärendehantering
• Processer
• Registrering/diarieföring av ärenden och handlingar
• Remisshantering
• Mötesadministration
• Förtroendemannaregister
• Publicering av handlingar till förtroendevalda
• Publicering av handlingar till medborgare
• Dokumentkonvertering
• Informationshantering
• Gallring
• Leveranser till e-Arkiv
• Kopplingar till mail
• Sökfunktion

Dessutom ska det bl.a. finnas färdigutvecklade funktioner för:
• API och integrationsmöjligheter
• Automatiseringar
• Säker inloggning
• Digital signering
• Voteringsfunktion
• Anslagsfunktion

Produkten ska fungera utifrån den lagstiftning som avser hanteringen.
Produkten ska dessutom fungera i Malmö stads IT-plattform där det finns flera beroenden till andra system/funktioner.

Konsultens roll är att säkerställa att resultatet i förstudien omsätts i förfrågningsunderlag med bilagor. Konsulten behöver inte upprätta förfrågningsunderlag i sin helhet då upphandlingskompetens finns internt.
De delar av förfrågningsunderlaget där konsulten är ansvarig för leverans är:
- Kravspecifikation funktioner
- IT-krav (framtagning av dessa sker i samarbete med IT-enheten på Stadskontoret)

Utöver det ovanstående förväntas att konsulten ska komma med input kring mervärden och potentiella utvärderingskriterier samt vara behjälplig under den period av upphandlingsprocessen där frågor besvaras från potentiella anbudsgivare.


Kompetens:
Projektledning / Projektledare 5-10 år Nödvändigt
Kravspecifikation 5-10 år Nödvändigt
Ort:
Malmö
Språk:
Svenska
Omfattning:
Enligt överenskommelse
Övrigt:

Då tillsättningen av tjänsten oftast brådskar önskar vi ditt svar så snart det bara är möjligt. Om du är den vi söker – skicka in din intresseanmälan genom logga in på MFC och klicka på knappen "SÖK UPPDRAGET". Se dock först till att ditt eller din kandidats CV är "up to date" och "säljande". Vi ställer mycket höga krav inte bara på dig som kandidat utan även att Cv:t ska vara representativt för vår verksamhet. För rätt person kan uppdraget starta inom kort. Svara gärna med en kort motivering utifrån dina erfarenheter och reflektioner efter att du läst detta.

Vänligen ansök direkt via MFC

  • Ditt uppdaterade CV förtydligat mot uppdraget.
  • Namn och telefonnummer till två referenter (vi kontaktar dina referenser först efter kontakt med dig)
  • Information om när du är tillgänglig för att börja.
  • Timpris, inkl. omkostnader (gäller endast egna konsulter/företagare)
  • I motiveringen beskriv varför just du är lämplig för detta uppdrag - hänvisa till tidigare konsultuppdrag, anställningar, utbildningar och personliga egenskaper.
  • Genom att söka detta uppdrag utser du samtidigt oss till din säljagent för det aktuella uppdraget.

Vi offererar ofta löpande. Det innebär att vi ibland tar bort uppdraget från vår webbsida tidigare än sista ansökningsdag. Är du intresserad av ett uppdrag rekommenderar vi dig att ansöka omgående.
Ramavtal finns kontakta säljaren för mer info.